Stappenplan

Hoe u zorgt voor continue verbetering en aanpassing van processen met Six Sigma.

Six sigma is één van de krachtigste verbetermethoden voor organisaties die procesmatig werken. Problemen die wel gezien worden, maar waarvan de oorzaak niet bekend is, kunnen met het six sigma model worden aangepakt.

De onderstaande 5 stappen geven aan hoe de six sigma methode in procesgestuurde organisaties kan worden toepast. Deze methode heeft de naam alleen toepasbaar te zijn bij grote multinationals, maar niets is minder waar. Het gaat immers niet om de grootte van de organisatie, maar om het vermogen om processen continu aan te passen en te verbeteren.

Dat is natuurlijk universeel en voor iedere organisatie geldig. Ook in de zorg, bij non-profit organisaties of in zakelijke dienstverlening. Denk bijvoorbeeld maar eens aan ziekenhuizen of zorginstellingen, die continu cliënten bedienen, of verzekeraars die routinematig grote hoeveelheden declaraties verwerken.

Lean Six Sigma stap voor stap

De weg naar continue verbetering: 5 fases. We concentreren ons hier op het 6 sigma project, maar deze methode wordt vaak in één adem genoemd met Lean manufacturing [link]

1. Nulmeting uitvoeren.
2. Six sigma structuur opzetten.
3. Opleiden medewerkers en management.
4. Uitvoering verbeterprojecten.
5. Borging in het kwaliteitssysteem.

Stap 1: Nulmeting uitvoeren

De eerste fase bestaat uit een onderzoek, waarin we analyseren op welke wijze de organisatie op dit moment werkt aan verbetering of aanpassing van haar processen. De volgende vragen moeten onder andere worden beantwoord:

Hoe functioneren de verbeterteams in uw organisatie?
Welke methode gebruiken de teams?
Wat zijn de prestaties, de uitkomsten, van die teams?
Hoe frequent worden ze ingezet?
Wat kost zo'n team?
Werkt uw organisatie inderdaad procesmatig?
Is er een ad hoc cultuur; actiegericht?
Welke processen functioneren en op welke wijze?
Welke verantwoordelijkheden hebben de proceseigenaren?
Wat is de rol van de ondersteunende functies, zoals die van de kwaliteitsmanager, P&O, en andere ondersteunende processen?
In welke fase van het INK model bevindt de organisatie zich?

Dit zijn de belangrijke vragen die we beantwoorden in de eerste dag/dagen. Een dag van analyse en evaluatie met de belanghebbenden. Dit onderzoek kan ook worden uitgevoerd in samenwerking met bijvoorbeeld een projectteam, of met de kwaliteitsafdeling.

Stap 2: Six sigma structuur opzetten

De logische volgende stap is natuurlijk te bepalen of de huidige structuur reeds voldoet, of dat er behoefte is aan een meer effectieve manier van verbeteren. Verbetertechnieken zijn over het algemeen kostbaar en tijdrovend, dus het is belangrijk dat verbeterteams aantoonbaar bijdragen aan een verbeterd rendement, of kwaliteit, voor de organisatie.

Met andere woorden, als de organisatie kiest voor de six sigma methode, dan is nog steeds de vraag op welke wijze deze het beste kan worden toegepast:

Hoeveel green belts of black belts zijn er nodig?
Waar in de organisatie zitten zij en wat is hun achtergrond?
Wat is de rol van het management en de kwaliteitsmanager?
Hoe verlopen de rapportagelijnen?
Wat verwachten we aan resultaten?
Wordt er ook gewerkt met Lean of 5S?

Dit zijn een aantal van de belangrijke vragen om een effectieve verbeterstructuur te ontwikkelen.

Stap 3: Opleiden medewerkers en management

Net als met algemene managementsystemen is het nu de uitdaging om het in stap 2 ontworpen systeem te implementeren in de organisatie; in de dagelijkse routine. Kortom, dit is een normaal managementvraagstuk, vergelijkbaar met de opzet van ISO9001 bijvoorbeeld. Dus niet als apart mechanisme waar we na werktijd wel eens over gaan nadenken, of waarover we ons druk gaan maken als er een externe audit staat ingepland, maar een diepgeworteld bewustzijn en inzicht in de noodzaak van continue verbetering om procesprestaties te verbeteren.

Een veelgemaakte fout is dat verbeterteams voornamelijk bestaan uit leidinggevenden. Dat is net niet de bedoeling. Juist uitvoerende medewerkers zouden deel moeten nemen aan een verbeterteam. Zij weten als geen ander wat er dagelijks in de praktijk gebeurd. Zij kennen de klanteisen en ervaren dagelijks de problemen of verstoringen.

Te vaak gaan managers op de stoel van de verbeteraars zitten. Ze voelen zich dan (vaak) verplicht, of geroepen als manager over verbeteringen beslissingen te nemen. Dit is nu net niet wat management is. Management is juist het in de gelegenheid stellen van medewerkers om te werken aan continue verbetering.

Om die reden moeten zowel leidinggevenden als de medewerkers begrijpen welke rol ze spelen bij het toepassen van six sigma. Die rol is vaak heel anders dan ze denken, of gewend zijn. Opleiding is daarom een belangrijke tussenfase alvorens we overgaan tot invoering. Meestal krijgen medewerkers en managers aparte trainingen, die op het juiste moment samenvloeien, zodat beide partijen inzicht krijgen in ieders rol.

Stap 4: Uitvoering verbeterprojecten

Nu begint het eigenlijke werk: The Six Sigma process. De verbeterteams kunnen starten (niet te veel tegelijk) en passen de six sigma methodiek gedurende twee à drie maanden (niet fulltime) toe op een gekozen onderwerp. Het eindresultaat hiervan is meetbaar en leidt per definitie tot verbetering van het rendement.

Vaak wordt er ook een Lean Six Sigma project gestart. We raden dit niet aan. Projecten worden dan te groot en te complex. Het is wel verstandig, dat de deelnemers aan het verbeterproject beide methoden kennen.

Stap 5: Borging in het kwaliteitssysteem

Het verbeterteam heeft na afloop een oplossing gevonden voor het probleem en deze oplossing ook daadwerkelijk geborgd in de procesorganisatie. Het team is helemaal klaar en ook weer opgegaan in de organisatie. Ze hebben hun werk gedaan.

Vanuit de kwaliteitsafdeling is er echter nog een taak te doen. Deze toetst of de six sigma structuur inderdaad naar behoren werkt. Is de toepassing onderdeel van het managementsysteem, begrijpen managers de toepassing en levert het systeem voldoende rendement? Hoe functioneren lean six sigma processes in de organisatie? Deze waakhondfunctie ligt meestal bij de kwaliteitsmanager.

Tot zover een korte toelichting op de invoering van six sigma als verbetermethode.

Als u hulp zoekt, of wilt voorkomen dat uw organisatie wordt belast met teveel teams, of bureaucratische werkwijzen, dan kunt u altijd even met ons bellen of schrijven. Ons nummer is 088 33 666 66. Natuurlijk kunt u ook een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com

Contact: Six Sigma Lean

Naam:*
Organisatie:
Functie:
Telefoonnummer:
E-mail adres:*
Opmerkingen: